Internkontrollforskriften: hva styret må vite om HMS-ansvaret

Arbeidstilsynet kommer på tilsyn. Den første tingen de ber om er dokumentasjon på HMS-systemet. Det er ikke daglig leder som svarer for den dokumentasjonen – det er styrets evne til å vise at systematikken er på plass som avgjør om dere har opptrådt forsvarlig.

Manglende etterlevelse av internkontrollforskriften kan i verste fall føre til personlig styreansvar for de involverte. Og det skiller ikke mellom industrikonsern og en liten teknologistartup.

Internkontrollforskriften — hvem gjelder den for?

Internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) gjelder for alle virksomheter i Norge med minst én ansatt. Kravene til systematikk er de samme uavhengig av størrelse, selv om omfanget naturligvis varierer.

Formålet er å fremme et bedre arbeidsmiljø, forebygge helseskader og miljøforstyrrelser, og sikre at virksomhetene selv kontrollerer at de overholder kravene i blant annet arbeidsmiljøloven, forurensningsloven og brann- og eksplosjonsvernloven.

Internkontroll er ikke en engangsjobb eller en perm i hyllen. Det er en kontinuerlig prosess som skal være en integrert del av virksomhetens styringssystem.

[Bilde: Illustrasjon av styret som gjennomgår HMS-dokumentasjon i et digitalt styrerom]

Styrets overordnede HMS-ansvar

I aksjeloven § 6-12 og 6-13 legges det klare føringer for styrets forvaltningsansvar og tilsynsplikt – inkludert ansvaret for at virksomheten har tilfredsstillende kontrollsystemer.

Når det gjelder hms styre, betyr dette i praksis:

  1. Fastsette mål: Styret skal sørge for at det settes tydelige mål for HMS-arbeidet.
  2. Ressursallokering: Styret må sikre at daglig leder har tilstrekkelige ressurser – tid, kapital og kompetanse – til å gjennomføre nødvendige tiltak.
  3. Tilsynsplikt: Styret skal føre tilsyn med at daglig leder faktisk følger opp internkontrollforskriften i det daglige.

Selv om styret delegerer det praktiske arbeidet til daglig leder, delegerer de aldri ansvaret. Styret må aktivt etterspørre rapportering på HMS-status. Å sitte passivt uten å kontrollere at rutinene er på plass, kan tolkes som uaktsomhet ved tilsyn eller ulykke. Dette er en sentral del av risikostyring for styret.

De åtte dokumentasjonskravene i internkontrollforskriften § 5

Arbeidstilsynet vil nesten alltid be om å se dokumentasjon på disse punktene ved tilsyn:

Lover og forskrifter

Oversikt over hvilke lover og forskrifter som er relevante for bransjen.

Kunnskaper og ferdigheter

Ansatte må ha tilstrekkelig kunnskap om HMS-arbeidet, inkludert det lovpålagte HMS-kurset for daglig leder.

Medvirkning

Ansatte og tillitsvalgte (verneombud) skal involveres i HMS-arbeidet. Styret bør se at det finnes fungerende organer for samarbeid, som et arbeidsmiljøutvalg (AMU) der det er påkrevd.

Målsetninger

Virksomheten skal ha skriftlige HMS-mål. Disse bør være en del av styrets strategiplan.

Organisering

Det må være tydelig hvem som har ansvar for hva i HMS-arbeidet, og ansvarsfordelingen må være dokumentert.

Risikovurdering

Virksomheten skal kartlegge farer og problemer, og vurdere risikoen for at noe kan gå galt. Styret bør jevnlig presenteres for de største risikoene og planlagte tiltak.

Rutiner for avvik

Det må finnes et system for å fange opp, rette og forebygge mangler. Styret bør få oversikt over antall avvik og alvorlighetsgrad i sin faste rapportering.

Systematisk overvåking og gjennomgang

Virksomheten skal jevnlig gå gjennom hele HMS-systemet for å se om det fungerer som tenkt. Styret bør behandle denne årlige gjennomgangen som en egen sak.

[Bilde: Sjekkliste for internkontrollforskriften i et styremøte]

Tilsyn og konsekvenser ved avvik

Dersom dokumentasjonen er mangelfull, kan Arbeidstilsynet gi:

  • Pålegg: Krav om å rette opp manglene innen en tidsfrist.
  • Tvangsmulkt: Løpende bøter frem til pålegget er utbedret.
  • Stansing: Ved umiddelbar fare for liv og helse kan virksomheten stanses på stedet.
  • Overtredelsesgebyr: Store økonomiske sanksjoner ved alvorlige brudd.

Dersom manglende internkontroll fører til personskade, kan det reises straffesak. En god forståelse av norsk compliance for SMB er derfor avgjørende.

Slik organiserer dere internkontrollen

Godt styrets hms-ansvar handler ikke om å mikrostyre daglig leder, men om å skape en struktur som gjør etterlevelse naturlig:

  1. Integrer HMS i styreinstruksen: Definer tydelig hva slags HMS-rapportering styret forventer i hvert møte eller kvartalsvis.
  2. Bruk et årshjul: Legg inn “Gjennomgang av HMS-systemet” og “Risikovurdering” som faste punkter i styrets årsplan.
  3. Digitaliser dokumentasjonen: Når sakspapirer, protokoller og HMS-rapporter er tilgjengelige, sporbare og trygt lagret, slipper dere jakten på dokumenter ved neste tilsyn.

Slik hjelper 21st

Med dokumentarkivet i 21st kan bedriften samle all HMS-dokumentasjon, risikovurderinger og rutinebeskrivelser på ett sikkert sted. Dette gir styret full oversikt over at dokumentasjonskravene er oppfylt, og gjør det lett å hente frem nødvendige bevis ved et eventuelt tilsyn.

Årshjulet og compliance-kalenderen hjelper styret å holde oversikt over lovpålagte frister – med automatiske påminnelser for den årlige HMS-gjennomgangen, slik at tilsynsplikten aldri glemmes.

Les mer: Effektiv dokumenthåndtering for styret

Neste steg

Start med å rydde i styrets rutiner. Med 21st får dere verktøyene som trengs for å profesjonalisere styrearbeidet og sikre at compliance-arbeidet blir en styrke fremfor en byrde.

Organiser HMS-dokumentasjon og compliance i 21st — start gratis

Interne lenker brukt i artikkelen: