Slik skriver og signerer du styreprotokollen i 21st på få minutter

Når møtet er hevet i 21st, er mye av grunnlaget for protokollen allerede på plass. Du finpusser teksten, sender til signering med ett klikk, og har en signert og arkivert protokoll — gjerne samme kveld.

I denne guiden går vi gjennom hvordan du sikrer forsvarlig dokumentasjon av styrets arbeid, fra møteslutt til arkivert protokoll.

[Bilde: Oversikt over protokoll-editoren i 21st-portalen]

Steg 1: Systemet genererer utkastet for deg

Når du har gjennomført et møte i portalen, er mye av grunnlaget allerede på plass fra agendaen din, så du slipper å starte med et blankt ark. I Premium kan du i tillegg få et AI-assistert utkast; i gratisversjonen skriver du protokollen manuelt med utgangspunkt i agendaen.

Naviger til det aktuelle møtet under “Møter” og trykk på fanen “Protokoll”. Alle agendapunkter, deltakere og møteinformasjon er allerede fylt ut — forutsatt at du fulgte prosessen med å opprette møte.

Steg 2: Fyll inn vedtak per agendapunkt

Hvert agendapunkt har et eget tekstfelt for vedtak. Slik gjør du det:

  1. Klikk på agendapunktet du vil protokollere.
  2. Skriv inn selve vedtaket. Vær konsis og tydelig.
  3. Legg eventuelt til stemmeresultater eller protokolltilførsler dersom det var dissens i styret.

Ved å skrive protokollen direkte i portalen sikrer du at ingenting blir glemt fra den opprinnelige sakslisten.

Steg 3: Rediger og formater protokollen

Du har full kontroll over tekst og format. Portalen inneholder en rik tekstbehandler som lar deg:

  • Utheve viktig tekst med fet skrift.
  • Bruke kulepunkter for kompliserte beslutninger.
  • Legge til egne seksjoner for informasjon som ikke sto i den opprinnelige agendaen.

Målet er at protokollen skal være lettlest for både styremedlemmer, revisor og eventuelle eksterne parter.

Steg 4: Del utkastet til gjennomlesing

Før du ber om signatur, er det god praksis å la styremedlemmene lese gjennom utkastet. I 21st deler du utkastet direkte i portalen — de får et varsel og kan se over at alt er gjengitt korrekt.

Det reduserer behovet for rettelser etter at signeringsprosessen har startet.

[Bilde: Knappen for å sende protokoll til gjennomsyn i 21st]

Steg 5: Signer med BankID

Trykk på “Send til signering”. Alle som skal signere mottar en e-post med en sikker lenke.

  1. Mottaker klikker på lenken i e-posten.
  2. Protokollen leses gjennom i nettleseren.
  3. Signering bekreftes med BankID eller BankID på mobil.

Ingen utskrift, ingen skanning, ingen venting. Systemet sporer hvem som har signert og sender automatiske påminnelser til de som somler.

Arkivering: Protokollen lagres automatisk

Når den siste signaturen er på plass, genereres en endelig PDF med de digitale signaturene og et etterprøvbart revisjonsspor for dokumentets integritet. Protokollen arkiveres automatisk i selskapets dokumentarkiv i 21st — du trenger aldri lure på hvor den signerte versjonen har tatt veien.

Tips: Maler gjør skrivearbeidet enda lettere

For å gjøre arbeidet enda lettere, kombiner portalens funksjonalitet med en god styreprotokoll-mal. Med standardiserte formuleringer for faste punkter — godkjenning av innkalling, valg av protokollunderskrivere — ferdigstiller du dokumentet nesten før møtet er hevet.

Neste steg

Er du ny bruker? Ta en titt på vår guide for å komme i gang.

Skriv din første protokoll nå.

Interne lenker brukt i artikkelen: