Slik oppretter og gjennomfører du et møte i 21st

Når møtet er ferdig i 21st, har du en strukturert agenda, alle sakspapirer på plass og en protokoll klar til BankID-signering — alt i én flyt. Denne guiden tar deg gjennom hele livsløpet til et styremøte, fra den første innkallingen til protokollen er signert.

Steg 1: Opprett et nytt møte

Fra dashbordet klikker du på den blå knappen merket “Opprett møte” øverst til høyre, eller navigerer til “Møter” i venstremenyen og velger “Nytt møte”.

[Bilde: Dashbord i 21st med fokus på knappen ‘Opprett møte’]

En stegvis veiviser sørger for at du får med deg alle nødvendige detaljer før innkallingen sendes ut.

Steg 2: Sett dato, tid og møtetype

I det første vinduet definerer du rammene: navn på møtet (for eksempel “Styremøte Q3” eller “Ekstraordinært styremøte”), dato og klokkeslett.

Du velger også møtetype:

  • Fysisk møte: Her kan du legge inn adresse og rom.
  • Digitalt møte: Du kan lime inn lenker fra Teams, Google Meet eller Zoom direkte i feltet.
  • Hybrid møte: En kombinasjon av de to.

Systemet inkluderer disse detaljene automatisk i innkallingen som sendes til deltakerne.

Steg 3: Bygg agendaen med agendabyggeren

Dette er hjertet i planleggingen. Agendabyggeren lar deg strukturere møtet med dra-og-slipp-funksjonalitet.

[Bilde: Agendabyggeren i 21st som viser hvordan man legger til og flytter agendapunkter]

Du kan starte med en blank agenda eller velge en av standardmalene for styremøter. En god agenda bør inneholde faste punkter som:

  1. Godkjenning av innkalling og dagsorden
  2. Valg av person til å medundertegne protokollen
  3. Gjennomgang av forrige protokoll
  4. Orientering fra daglig leder
  5. Spesifikke beslutningssaker

For hvert punkt definerer du om det er en “Beslutningssak”, “Diskusjonssak” eller “Orienteringssak”. Det hjelper styremedlemmene å forberede seg riktig.

Steg 4: Last opp og del sakspapirer

I 21st laster du opp dokumenter direkte til hvert enkelt agendapunkt. Det sikrer at sakspapirene alltid er kontekstualisert og lett tilgjengelige. For en profesjonell forberedelse til styremøtet bør sakspapirene være klare senest en uke før møtet.

Alt lagres kryptert i plattformen med rollebasert tilgang — ingen store e-postvedlegg eller sensitive PDF-er på avveie.

Steg 5: Send innkalling til deltakerne

Husk at du må ha invitert styremedlemmene dine til plattformen før du kan legge dem til i et spesifikt møte.

Når du klikker “Send innkalling”, får alle deltakerne et varsel på e-post med en direkte lenke til møteoversikten i 21st. Der kan de se agendaen, lese sakspapirer og melde fra om de kommer eller ikke.

[Bilde: Oversikt over deltakere og RSVP-status i et møte]

Under møtet: Notater og beslutninger

Under hvert agendapunkt har du et felt for protokollnotater. Her kan du:

  • Logge diskusjoner i sanntid.
  • Skrive inn konkrete vedtaksforslag.
  • Opprette oppgaver med ansvarlig person og tidsfrist.

Ved å føre notater direkte i systemet underveis, sparer du tid når protokollen skal ferdigstilles etter møtet.

Etter møtet: Skriv og signer protokollen

Etter at møtet er hevet, genererer 21st et utkast til protokoll basert på agendaen og notatene dine. Du finpusser teksten slik at den gjenspeiler styrets beslutninger nøyaktig.

Når protokollen er klar, sender du den til digital signering med ett klikk. Systemet varsler de som skal signere, og de kan logge inn og signere trygt med BankID. Protokollen låses for endringer og tidsstemples — det er den sikreste måten å sikre “Decision Integrity” på.

Les mer om de juridiske kravene og praktiske tipsene for å skrive og signere protokoll i vår dedikerte guide.

Neste steg

Logg inn i portalen og opprett ditt første møte nå. Med 21st fjerner du det administrative kaoset og kan fokusere på de strategiske beslutningene som flytter selskapet fremover.

Interne lenker brukt i artikkelen: