Slik skriver du en gyldig styreprotokoll (+ gratis mal)
Styreprotokollen er ikke et referat; det er selskapets juridiske bevis på at styret har utøvd sitt ansvar. Å kjenne til lovens absolutte minimumskrav er fundamentet for all protokollføring.
Slik skriver du en gyldig styreprotokoll (+ gratis mal)
Styreprotokollen er ikke et referat; det er selskapets juridiske bevis på at styret har utøvd sitt ansvar.
Loven stiller absolutte minimumskrav
Aksjeloven er krystallklar på hva en styreprotokoll må inneholde for å være formelt gyldig. Dette inkluderer tid og sted, deltakere, behandlingsmåte og den nøyaktige ordlyden i alle beslutninger. I tillegg skal protokollen signeres av alle styremedlemmer som deltok i behandlingen. En protokoll som mangler disse elementene, kan i verste fall anses som ugyldig.
Å kjenne til disse kravene er fundamentet for all protokollføring.
En god protokoll forteller hvorfor, ikke bare hva
Å kun oppfylle lovens minimumskrav er sjelden tilstrekkelig for å unngå personlig styreansvar. En god protokoll gir kontekst og dokumenterer hvorfor en beslutning ble tatt, noe som er uvurderlig for å vise at styret har handlet aktsomt. Den bør inneholde en kort oppsummering av beslutningsgrunnlaget, hvilke alternativer som ble vurdert, og hvilke risikoer som ble diskutert. Dette løfter protokollen fra et rent vedtaksdokument til et verdifullt styringsverktøy.
Slik blir protokollen ditt sterkeste forsvar i en eventuell tvist.
Faktaboks: En gyldig protokoll MÅ inneholde:
- Rammer: Tid, sted og en komplett liste over deltakere i møtet.
- Innhold: Behandlingsmåte og den nøyaktige, utvetydige ordlyden i alle vedtak som fattes.
- Verifisering: Underskrift fra alle styremedlemmer som deltok i behandlingen av sakene.
Manuelle maler er en oppskrift på versjonskaos
Mange tyr til en Word-mal for å skrive protokoller, men dette skjuler flere alvorlige farer. Versjonskaos, manglende kobling til saksdokumenter og usikker arkivering er bare noen av problemene. Den største faren er mangelen på et uforanderlig revisjonsspor, ettersom et Word-dokument enkelt kan endres av hvem som helst. Et moderne styreverktøy løser dette ved å knytte alt sammen i én sikker og etterprøvbar arbeidsflyt.
Et dedikert system er den eneste trygge løsningen for å sikre full kontroll.
«Det du ikke kan dokumentere i en protokoll, har i praksis aldri skjedd.»
Sikre dine protokoller i dag. Klikk her for å laste ned vår gratis og profesjonelle mal for styreprotokoll (PDF & Word).