Hvordan og hvorfor vi bygget 21st sin styre app på nytt

21st ble lansert i 2018 som et enkelt verktøy for styremøter. Teamet bak appen har selv brukt den trofast siden i sin virksomhet og gradvis fått motivasjon til å utvide visjonen betydelig. Vi har bestemt oss for å legge ut på en reise for å gjøre selskapsstyring mer verdifull generelt, men steg for steg. Styrearbeid er en avgjørende del av selskapsledelsen, men det henger sammen med mange andre prosesser og beslutningsfora. Derfor utvider vi appen til å støtte aksjonærarbeid så vel som generelt selskapsledelsesarbeid.

For å legge grunnlaget for denne ambisiøse planen, måtte vi gjøre en fullstendig overhaling under panseret, i backend av applikasjonen. Så mye av arbeidet er ikke synlig for sluttbrukerne ennå, men vi gjorde også noen viktige første steg på UX-siden mens vi holdt på. Appen er nå fullstendig mobilvennlig, klar til å støtte styrearbeid mens du er på farten. Som en del av UX-overhalingen har vi også forbedret hvert trinn for å sette opp og gjennomføre så vellykkede, friksjonsfrie og kompatible styremøter som mulig. Du administrerer styremedlemskapet i appen, og basert på det og ved hjelp av møtemodulen kan du planlegge og gjennomføre møter i en enkel ende-til-ende-flyt og få protokollen signert og arkivert raskt.

Den nye tilnærmingen krevde betydelige endringer i applikasjonsarkitekturen. Gjenoppbyggingsprosessen resulterte i en helt "headless" løsning som muliggjør maskin-til-maskin-kontroll av alle 21st funksjoner for kraftige integrasjoner til andre forretningssystemer. Som nevnt ovenfor har vi også gjort vesentlige forbedringer i brukeropplevelsen.

Den første kontakten til brukeren med applikasjonen er dashbordvisningen.

Denne essensielle delen av applikasjonen har blitt visuelt oppfrisket og beriket med nye widgets. I siste versjon av dashbordet finner vi i tillegg til det velkjente årshjulet også grunnleggende informasjon om selskapet, en påminnelse om kommende møter, samt en liste over styremedlemmer og aksjonærer.

Bedriftens interessentregister

Å holde oppdatert informasjon om alle relevante personer og selskaper på ett sted er en fundamental funksjon i 21st. I fanen "Team" er det en liste over medlemmer av selskapets ledergruppe sammen med deres funksjoner og kontaktinformasjon.

Det er enkelt å administrere styremedlemmer - redigeringsvinduet åpnes etter å ha klikket på avataren eller navnet til et gitt teammedlem.

På sin side, i fanen 'Aksjonærer', finner du en oversiktlig liste over personer og selskaper som er aksjonærer i organisasjonen din. Det er også opplysninger om personene som representerer selskapet på generalforsamlingen når aksjonæren er et selskap. Denne visningen viser også informasjon om aksjer og stemmer til disposisjon for en gitt aksjonær. Du finner mer om aksjonærmodulen i artikkelen om dette emnet her.

Møtemodul

Imidlertid var og er applikasjonens nøkkelfunksjon møtemodulen. I sin nåværende versjon håndterer den møter med to grupper av interesenter selskapets interessenter - det vil si både styre- og aksjonærmøter. Denne modulen støtter brukere i å organisere og gjennomføre møter på alle trinn av arbeidet - fra planlegging og sending av invitasjoner til å godta og signere møtereferatene.

Denne støtten implementeres gjennom ulike funksjoner. La oss oppsummere det kortfattet i bruksrekkefølge når vi gjennomfører møter.

Planlegger

Å sette opp et nytt møte starter med å velge fra listen det møtet du ønsker å planlegge - å velge mellom en generalforsamling eller et styremøte.

Etter å ha gjort dette valget, vil du se all nødvendig informasjon på én skjerm.

I tillegg til de åpenbare tingene, som dato og sted for møtet (samt muligheten for å legge til en lenke til nettmøtet), ser man agendaoversikten.

Møteagendamaler er en av de essensielle funksjonene i 21st som forenkler arbeidet. Det er en nyttig funksjon for brukeren fordi de på den ene siden effektiviserer prosessen med å sette opp et møte, og på den andre siden reduserer betydelig risikoen for å gå glipp av et viktig punkt på agendaen. Eksisterende maler dekker de vanligste situasjonene i selskapet, men de er ikke hugget i stein. I tilfeller der det er behov for en spesifikk agenda, er det nok å endre den valgte malen, noe som er enkelt ved å bare legge til et agendapunkt eller lage agenda fra bunnen av.

I samme visning har du også muligheten til å legge ved dokumenter til møtet.

Møteforløpet

Dessuten er det enkelt å gjennomføre et møte med alle formelle krav, takket være 21st. På hvert trinn støtter applikasjonen brukeren ved å redusere arbeidet til et minimum og samtidig sikre at alle formaliteter som kreves av loven er fullført.

21st hjelper fra første trinn - det vil si å sjekke og registrere tilstedeværelsen til alle inviterte.

I aksjonærmøter muliggjør applikasjonen enkelt og raskt valg av møteleder og medunderskriver.

Også spørsmålene knyttet til opprettelsen av møteprotokollen er forenklet. Møteleder har en malbasert på møteagenda, som også inneholder forslag til protokoll. Det eneste som må gjøres er å supplere innholdet med eventuelle merknader eller endre protokollteksten for enkeltsaker - med mindre selvfølgelig innholdet som foreslås av 21st-appen allerede er dekkende.

Etter møtet

Det formelle kravet som stilles både til styremøter og generalforsamlinger, er selvsagt at alle de som er forpliktet til det, aksepterer innholdet i protokollen. Dette dokumentet sendes automatisk til godkjennelse til alle som skal godkjenne ved et enkelt klikk på knapp, og de mottar varsel på e-post og som varsel i selve appen. Selve signeringen gjøres ved å bekrefte identiteten ved å logge inn på applikasjonen på nytt.

Som du ser, er målsetningen til 21st teamet å gjøre selskapsstyringen mer verdifull og redusere administrative utfordringer - og hele teamet tar dette oppdraget på alvor. 21st appen er har bare startet på denne veien, så du kan forvente en konstant utvikling av løsningen vår mot et enda mer brukervennlig og praktisk verktøy som får styret og aksjonærene til å fungere optimalt med mest mulig effektive og strømlinjeformede prosesser for å skape mer verdifulle møter.