God styring starter med godt dokumenterte og organisert beslutninger

Vi vet alle at det å skape et selskap med god yteevne avhenger av mange ting, men ikke minst av høy kvalitet på den strategisk styringen. Derfor er generalforsamlingens valg av et sterkt styre og styrets utnevnelse av en kompetent administrerende direktør en av hjørnesteinene i å drive en vellykket virksomhet. Dette avhenger selvfølgelig først og fremst av menneskelig oppfinnsomhet og kompetanse. Likevel tror vi teknologi kan støtte denne hjernekrafttunge prosessen på en betydelig måte. 21st er en slik teknologi. Samarbeid, læring og effektiv beslutningstaking krever veldokumenterte prosesser, resultater og ansvarsfordeling. Godt dokumenterte prosesser er også ryggraden i en compliant forretningsdrift. 21st hjelper med dette.

Med 21st sitt prosessorientert verktøy samles dokumentasjonen på ett sted i en FØR-UNDER-ETTER hovedflyt. 21st støtter alt fra "hvem og når" for hovedbeslutninger, til å sette sammen agendaer for møter og beslutninger som må tas og hele veien til å registrere resultatene og verifisere disse resultatene og signere dem som formelle protokoller ved behov. Som en del av 21. appen administreres tilgangsstyring til dokumentasjonen på en kompatibel og effektiv måte, hvor du kan invitere de ulike interessentene til å se og ta del i beslutningsprosessene de bør være en del av.

Dette er compliance i praksis.

Registrene

Samlingen og kontrollen av beslutningsprosessen begynner med et gjennomsiktig, fullstendig register over enheter og personer som er autorisert til å ta beslutninger. I 21. er fanene 'Team' og 'Aksjonærer' ansvarlige for denne delen.

Den første viser aggregerte data om alle personer som utgjør selskapets ledergruppe. Dette inkluderer også data om personer som, selv om de ikke kan ta beslutninger, men er viktige rådgivere, og dermed forbedrer beslutningsprosessen. De er tildelt 'Observer'-funksjonen. Alle på denne listen mottar automatisk en invitasjon til hvert møte de bør delta i, så du trenger ikke lure på om du glemt noen.

På sin side, i 'Aksjonærer'-fanen - som navnet antyder - har du gruppert personer og selskaper som er aksjonærer i organisasjonen din. En oversiktlig tabell viser hoveddataene til aksjonæren (når det gjelder en institusjon, også personen som representerer den), samt antall aksjer og stemmer han har. 21st sørger for at disse tallene summerer seg til verdiene som er lagt inn i selskapets cap-tabell og informerer om eventuelle avvik, angår at det oppstår uønskede formelle feil som følge av en vanlig menneskelig feil.

Som i tilfellet med 'Team', mottar enheter samlet i aksjonærfanen automatisk en invitasjon til aksjonærforsamlingen, så også her hjelper 21st til å unngå å miste oversikten.

Beslutningsprosess

Den direkte beslutningsfasen støttes også av 21st. Denne funksjonaliteten implementeres både ved å foreslå dagsorden for møtet (et bredt utvalg av lett tilpassede maler) og ved detaljert dokumentasjon av hele prosessen. Sistnevnte inkluderer både oppbevaring av dokumenter knyttet til et gitt møte (rapporter, presentasjoner og lignende) og referater som er opprettet under møtet. I 21st. legger vi vekt på enkel tilgang til bedriftsdokumentasjon. For å lese den trenger du ikke å forlate sammenhengen i applikasjonen - dokumentene er lagret på ett sted tilgjengelig for de som skal ha tilgang. I tillegg er de gruppert i sammenheng med hvert møte de gjelder.

Dette betyr naturligvis ikke noen kompromisser i forhold til sikkerhet. Alle dokumenter lagres på den integrerte, beskyttede skyløsningen, så det er ingen risiko for tap eller tilgang til uautoriserte personer.

Det er verdt å merke seg at 21st også sørger for at formelle krav til signering av møteprotokollen er oppfylt. Denne handlingen utføres av alle som er forpliktet til det i applikasjonen - så du trenger ikke å endre konteksten og logge på en annen applikasjon. Dette gjelder både identitetsverifiseringsstadiet og aksept av protokollene.

Tilgangsadministrasjon

Tilgangsstyring er et bredere tema enn kun møtedokumentasjon. Å gjøre ressurser tilgjengelig for de rette personene direkte knyttet til deres ansvarsområde er grunnlaget som 21st bygger på. Men dette handler ikke om tvangstrøye. Det ledende prinsippet for 21st er å gjøre arbeidet enklere - og det betyr også at brukeren slipper å bruke tid på å finne ut hvilke dokumenter som gjelder for vedkommendes arbeid og hvilke som ikke gjør det.

Å støtte beslutningsprosessen og forbedre kvaliteten ved å redusere rot og repeterende aktiviteter er det grunnleggende i 21st. Vi løser compliance-utfordringer i praksis, og gir deg et sett med verktøy for å hjelpe deg med å ta gode beslutninger effektivt.